Einleitung

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Die Universitätsklinik für Herz- und Thorakale Aortenchirurgie sucht ab sofort, in Teilzeit (20 Wochenstunden) und befristet bis 31. Dezember 2026 (mit Option auf Verlängerung) eine:n Projekt- und Studienmanager:in (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Projektinitiierung und Studienstart Vorbereitung, Zusammenstellung und Einreichung aller Unterlagen an die Ethikkommission, Einreichungen an AGES, CTIS, administrative Unterstützung bei der Vertragserstellung und -abwicklung, selbständige Meldung neuer Studien an das AKH Wien und Projektmeldung an die MedUni Wien (Doxis)
• Laufende Administration und Koordination klinischer Studien, einschließlich Organisation und Unterstützung bei Monitoring Besuchen und Audits, Kontinuierliche Koordination und Kommunikation mit Sponsoren, Behörden, internen Abteilungen und externen Partnerinstitutionen, Unterstützung der Projektleitung und des Studienteams in allen administrativen Belangen
• Finanzielle Administration & Fördermittelmanagement, allgemeine und finanzielle Verwaltung der Projektkonten (Excel, SAP), Erstellung von Zahlungsaufträgen, Budgetmonitoring und Abgleich mit Förderbudgets, Erstellung regelmäßiger Kontenübersichten für die Projektleitungen
• Projektabschluss & Archivierung, Meldung von Änderungen und Abschlussmeldungen an AKH Wien und MedUni Wien, Ethikkommission, Finalisierung aller studienbezogenen Dokumente für interne und externe Stellen, Ordnungsgemäße Archivierung aller Studienunterlagen gemäß regulatorischen Vorgaben, Unterstützung bei Abschlussberichten, Präsentationen und Publikationen

Ihr Profil

• Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
• Fundierte Berufserfahrung von Vorteil
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse, SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbständiges Arbeiten und Teamfähigkeit
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten

Wir bieten

• Zuschuss zum Jobticket als Beitrag zum Klimaschutz
• Sichere Arbeitgeberin mit angenehmem Betriebsklima
• Betriebliche Altersvorsorge für alle Mitarbeiter:innen
• Kostengünstige Parkplätze sowie Abstellplätze für Fahrräder vorhanden
• Flexibles Gleitzeitmodell mit Gestaltungsmöglichkeit
• Zahlreiche Mitarbeiter:innen-Rabatte und Aktionen
• Ganzjährige Kinderbetreuung wie Betriebskindergarten oder Ferienaktion
• Umfassendes Fort- und Weiterbildungsangebot
• Beratungsangebote je nach Bedarf
• Gesundheitsmaßnahmen zur Vorsorge und Gesundheitsförderung
• Mitarbeiter:innen-Events (Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern sowie Fachvorträge)
• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität und Inklusion

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.349,- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Weitere Informationen

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter
meduniwien.ac.at/behindertenvertrauenspersonen

Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.

Geben Sie die Kennzahl 880/25 im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum 7. Jänner 2026 an: [email protected]