Stellenbeschreibung:

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Unternehmen: IT-Unternehmen mit weiteren Beteiligungen im Bereich Immobilienverwaltung (Wohn- und Gewerbeeinheiten)

Ihre Aufgaben

StellenprofilAufgaben und Verantwortlichkeiten1. Unterstützung der Geschäftsführung (übergreifend)
- Entlastung der Geschäftsführung im operativen und administrativen Tagesgeschäft
- Selbstständige Organisation des Office-Managements für mehrere Gesellschaften
- Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen (eher seltener)
- Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Berichten und Protokollen
- Priorisierung, Vor- und Nachbearbeitung der eingehenden Korrespondenz
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
2. Aufgaben im IT-Unternehmen
- Unterstützung bei organisatorischen und kaufmännischen Themen
- Koordination interner Abläufe zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern
- Vorbereitung von Angeboten, Verträgen und Abrechnungsunterlagen (in Abstimmung)
- Pflege von Kunden-, Partner- und Projektdaten
- Unterstützung bei Personalthemen (z. B. Vertragsvorbereitung, Onboarding, Terminorganisation)
- Organisation von Firmenevents (für Kunden oder auch intern)
- Vorbereitende Buchhaltungsaufgaben
3. Aufgaben im Bereich Immobilienverwaltung
- Administrative Betreuung mehrerer Immobiliengesellschaften
- Unterstützung bei: - Mietvertragsverwaltung (Wohn- und Gewerbeeinheiten)
- Kommunikation mit Mietern, Hausverwaltungen, Maklern, Dienstleistern und Handwerkern
- Terminorganisation und -Durchführung von Besichtigungen, Übergaben und Abnahmen
- Vorbereitung und Ablage von Objektunterlagen, Verträgen und Abrechnungen
- Unterstützung bei Nebenkostenabrechnungen und Objektübersichten
- Pflege von Objekt- und Mieterdaten
4. Kommunikation & Koordination
- Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen und externen Partnern
- Professionelle Kommunikation per E-Mail, Telefon und Schriftverkehr
- Nachhalten von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen über alle Gesellschaften hinweg

Ihr Profil

Anforderungen / QualifikationenFachliche Qualifikationen- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Wünschenswert aber kein Muss: Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder vergleichbar
- Idealerweise Erfahrung in: - IT-Umfeld und/oder
- Immobilienverwaltung / Mietverwaltung
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Sehr wichtig: Gewissen Technikaffinität, idealerweise sicherer Umgang mit digitalen Tools und DokumentenmanagementsystemenPersönliche Kompetenzen- Hohe Organisations- und Priorisierungsfähigkeit
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
- Flexibilität und Belastbarkeit im Umgang mit mehreren Themenfeldern
- „Mitdenken“ und proaktives Handeln ausdrücklich erwünscht
- Hohe Lernbereitschaft: man muss nicht alles von vorneherein können, aber man traut sich zu alles zu lernen.

Wir bieten

Weitere Berufsbezeichnung:
Assistenz der GeschäftsführungBerichtslinie: Direkt an die Geschäftsführung
Arbeitszeit: Vollzeit / Teilzeit (nach Vereinbarung)- Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Position mit hoher Nähe zur Geschäftsführung
- Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche (IT & Immobilien)
- Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive
- Flexible Arbeitszeiten und ggf. Homeoffice
- Kurze Entscheidungswege und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld
- Leistungsgerechte Vergütung
- Hohes Maß an Wissensvermittlung im Bereich IT, Immobilienverwaltung und Finanzen