Mitarbeiter*in Wissenschaftsadministration und Management

20h pro Woche (Aufstockung bis zu 30h möglich)
befristet auf 4 Jahre mit der Option auf Verlängerung

Am Institut für Theoretische Physik (ITP) der TU Wien ist eine Stelle als Administrator*in des Spezialforschungsbereichs Qnnect, 20h pro Woche (Aufstockung auf bis zu 30h möglich), befristet auf 4 Jahre mit der Option auf Verlängerung, voraussichtlich ab März 2026 zu besetzen. Als Mitglied des Managementteams werden Sie den Koordinator des SFB Prof. Dr. Thomas Pohl unterstützen.

Ihre Aufgaben:

• Aktive Kontaktstelle für SFB Mitglieder and externe Partner*innen, sowie Koordination der internen und externen Kommunikation des SFB.
• Mitarbeit bei der Planung und Organisation von Events, wie Seminare, internationale Gastvorträge, SFB-Workshops, Sommerschulen, Konferenzen und Öffentlichkeitsarbeit.
• Nachbearbeitung der Events (Reiserechnungen und allgemeine Abrechnungen des gesamten SFB Teams).
• Koordination und Dokumentation von Trainingsprogrammen für junge Wissenschaftler*innen und Austauschaktivitäten zwischen den beteiligten Forschungsgruppen.
• Administration von SFB-Personal am ITP und finanzieller Aspekte des SFB, inkl. Kommunikation mit dem Fördergeber (FWF) und Finanzberichte.
• Mitarbeit an Content Management Aufgaben wie SFB-Newsletter, SFB-Webseite, und Outreach-Materialien.

Ihr Profil:

• Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordination wissenschaftlicher Projekte bzw. im Projektmanagement
• Organisation und Planung, Zeitmanagement, Ergebnisorientierung, Projektmanagement, IT-Kompetenz, Analytische Fähigkeiten
• Begeisterungsfähigkeit, Genauigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Lernfähigkeit, Stressresistenz/Resilienz
• Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Teamfähigkeit/Kooperationsbereitschaft
• SAP Kenntnisse von Vorteil
• Exzellente Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Bildungsabschluss: Matura-Niveau

Wir bieten:

• Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
• Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
• Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
• Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)

Die Entlohnung erfolgt nach dem Mindestentgelt der Gehaltsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag für Arbeitnehmer*innen der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 20 Stunden derzeit EUR 1.379,60 brutto/Monat (14x jährlich)
Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet (Überzahlung möglich).

Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail mit allen relevanten Unterlagen an [email protected] bis 20.02.2026.