Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) – Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft
Im Dialog mit der Gesellschaft entwickelt das KIT Lösungen für große Heraus­forderungen – von Klimawandel, Energiewende und nachhaltigem Umgang mit natürlichen Ressourcen bis hin zu Künstlicher Intelligenz, technologischer Souveränität und demografischem Wandel. Als Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft vereint das KIT wissenschaftliche Exzellenz vom Erkenntnisgewinn bis zur Anwendungsorientierung unter einem Dach – und ist damit in einer einzig­artigen Position, diese Transformation voranzutreiben. Damit bietet das KIT als Exzellenzuniversität seinen mehr als 10 000 Mitarbeitenden sowie seinen 22 800 Studierenden herausragende Möglichkeiten, eine nachhaltige und resiliente Zukunft zu gestalten.
KIT – Science for Impact.

Wir suchen für das Institut für Produktionstechnik (WBK) ab sofort, befristet auf 2 Jahre, eine/einen

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d)

Verwaltung / Sekretariat

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Institutsleitung des wbk Institut für Produktionstechnik und insbesondere die Sprecherin im Sonderforschungsbereich (SFB 1574) im administrativen und organisatorischen Projektmanagement des SFB und sind für das operative Tagesgeschäft der Sprecherin verantwortlich.

Sie bereiten Sitzungen und Entscheidungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit den zugeordneten Abteilungen des Instituts und unter Verknüpfung vielfältiger interner und externer Partner vor.

Zu Ihren Aufgaben gehört das verlässliche Termin- und Reisemanagement der Sprecherin sowie die reibungslose Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern und die Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Veranstaltungen, Workshops und Meetings.

Ein maßgeblicher Teil Ihrer Aufgaben besteht in der Unterstützung der Institutsleitung in administrativen Belangen des Förderprojektes, für deren Verfolgung und Umsetzung von Entscheidungen Sie verantwortlich sind.

Ihre Qualifikation

• Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich BWL oder vergleichbare Ausbildung und relevante Berufserfahrungen im Assistenzbereich.
• Sie sind selbstständig und sicher im Umgang mit dem PC.
• Insbesondere verfügen Sie über sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen (Outlook, Word und Excel).
• Absolute Zuverlässigkeit, Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache werden vorausgesetzt.
• Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sehr ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung.
• Gute englische Sprachkenntnisse sowie eine selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab.

Werden auch Sie

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Entgelt
EG 9a TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bewerben Sie sich bitte online bis zum 08.02.2026 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 1363/2025 bei Frau Jana Kehrer, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Prof. Gisela Lanza, Tel. +49 721 608-44017.

Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu

KIT – Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft