Einleitung

Als Office-Manager (m/w/d) unterstützt du unser Team im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen und organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst schrittweise eigene Verantwortungsbereiche. Die Position ist als Halbtags-Stelle (20h/Woche) ausgelegt und bietet Raum zur Mitgestaltung und Weiterentwicklung. Remote-Arbeit ist grundsätzlich möglich, eine Anwesenheit am Donnerstagvormittag (oder -nachmittag) in unserem Büro in Stuttgart ist allerdings erforderlich.

Aufgaben

• Unterstützung im Finanz- und Rechnungswesen, insbesondere bei Fakturierung, Forderungsmanagement, Eingangsrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten
• Unterstützung beim Aufbau einfacher Controlling- und Reportingstrukturen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Organisation interner und externer Veranstaltungen sowie Unterstützung bei ausgewählten Marketingmaßnahmen
• Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags sowie aktive Mitgestaltung einer positiven und wertschätzenden Wohlfühlatmosphäre im Büro (Ausstattung, Verbrauchsmaterialien, Post, externe Dienstleister)

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder im kaufmännischen Umfeld
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie ein gutes Organisationsvermögen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen

Weitere Informationen

Bei der JFS digital solutions GmbH gestalten wir ganzheitliche Lösungen für das Service- und Instandhaltungsgeschäft unserer Kunden - strukturiert, zuverlässig und mit einem klaren Blick für Prozesse. Damit unser Tagesgeschäft reibungslos funktioniert, spielen gut organisierte interne Abläufe und ein starkes Office Management eine zentrale Rolle.

Gerade für eine Teilzeit-Tätigkeit im Office Management bieten wir ein besonders attraktives Arbeitsumfeld: klar definierte Aufgaben, planbare Arbeitszeiten und ein hohes Maß an Vertrauen und Eigenverantwortung. Wir wissen, wie wichtig Vereinbarkeit von Beruf, Familie und persönlichen Verpflichtungen ist - deshalb ist die Position bewusst als Halbtags-Stelle ausgelegt und lässt sich flexibel gestalten.

Wir arbeiten überwiegend hybrid und bieten viel Freiraum bei der Organisation der eigenen Arbeitszeit. Gleichzeitig legen wir Wert auf persönlichen Austausch: Eine Anwesenheit am Donnerstagvormittag (oder -nachmittag) in unserem Büro in Stuttgart ist fester Bestandteil der Rolle und sorgt für Nähe zum Team und zur Geschäftsführung. Darüber hinaus hast du die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen und dich langfristig in deinem Aufgabenbereich weiterzuentwickeln - ohne Vollzeitdruck und starre Strukturen.