Aufgaben

• Organisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und Themen
• Terminplanung und Koordination von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung
• Eigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage)
• Angebote einholen, Vergleiche erstellen und Recherchen durchführen
• Unterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z. B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung)
• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Partnern
• Nachhalten von Deadlines und operativer Support in laufenden Projekten
• Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinweg
• Laufende Verbesserung interner Abläufe – pragmatisch, nicht bürokratisch

Ihr Profil

Du bist organisiert, zuverlässig und packst gerne an? Dann bist du hier richtig.

Wir suchen eine projektassistenz, die im Hintergrund dafür sorgt, dass Termine stehen, Aufgaben nachgehalten werden und Abläufe reibungslos laufen. Bei uns gibt es keine starren Hierarchien, sondern eine klare Erwartung: Dinge erledigen, bevor sie liegen bleiben.

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz
• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde)
• Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-Voranmeldung
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch
• Belastbarkeit, Eigenverantwortung und klare Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität

Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)

• Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder Projektunterstützung
• Technisches Grundverständnis & digitale Aufgeschlossenheit
• Fähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten
• Interesse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer Lösungsorientierung
• Lust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung

Benefits

• Wohnort im Umkreis Dortmund
• Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus
• Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten
• Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus
• Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln
• Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag
• Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung
• Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists