A oto czego wymagamy od Ciebie:

• Wykształcenie minimum średnie;
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze administracyjno-biurowej, w przypadku stanowiska starszego specjalisty – minimum 2 lata, w przypadku specjalisty – minimum 1 rok a w przypadku stanowiska asystenta doświadczenie mile widziane;
• Bardzo dobra organizacja pracy (wielozadaniowość, szybkość w działaniu), w tym umiejętność pracy pod presją czasu, oraz aktywna postawa i zaangażowanie w zadania;
• Bardzo dobra umiejętność obsługi programów MS Office, w szczególności MS Excel;
• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne (w mowie i piśmie) oraz umiejętność współpracy;
• Wysoka kultura osobista, sumienność i staranność w realizacji zadań;
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie;
• Dyspozycyjność;
• Korzystanie z pełni praw publicznych.

Dodatkowo, jeżeli chcesz wyróżnić się na tle innych kandydatek/kandydatów, Twoim atutem będzie:

• Wyższe wykształcenie;
• Znajomość systemu EZD;
• Doświadczenie zawodowe w administracji publicznej lub organizacji pozarządowej;
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze klienta.

Główne zadania, które przewidujemy na tym stanowisku to:

• Przyjmowanie, wysyłka i rejestracja korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej Instytutu oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentów i informacji;
• Zapewnienie obsługi administracyjnej i recepcyjnej Kierownictwa Instytutu, Rady Instytutu oraz osób zatrudnionych;
• Obsługa bezpośrednia i telefoniczna klientów zewnętrznych, w tym organizacja i obsługa spotkań organizowanych w Instytucie, przyjmowanie gości, dbanie o pozytywny wizerunek Instytutu;
• Redagowanie pism, zaproszeń i innych dokumentów, w tym w języku angielskim;
• Prowadzenie rejestru faktur i delegacji krajowych i zagranicznych oraz rezerwacja i zakup biletów i miejsc noclegowych;
• Zamawianie i dystrybucja materiałów biurowych i eksploatacyjnych;
• Współpraca z firmami zewnętrznymi w zakresie obsługi administracyjnej i recepcyjnej.