Einleitung

HAPEKO zählt zu den führenden Ansprechpartnern für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Der Fokus unserer Arbeit liegt darauf, qualifizierte Spezialisten und Führungskräfte, die sich beruflich weiterentwickeln möchten, mit passenden Unternehmen zusammenzubringen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für die Firmenzentrale in der Hamburger Innenstadt eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit - und genau hier suchen wir dich als "Manager of First Impression" (m/w/d). In dieser Position wirst du zur zentralen Anlaufstelle, zur Stimme und zum Gesicht unserer Zentrale – und sorgst dafür, dass sich Besucher, Mitarbeiter und Geschäftsführung bestens aufgehoben fühlen.

Du möchtest eine Rolle, in der du den Unterschied machst? In der du im Team arbeitest sowie Organisationstalent, Herzlichkeit und Professionalität vereinen kannst? Dann ist diese Position ideal für dich – eine zentrale Rolle, die dir viel Gestaltungsraum bietet und dir täglich zeigt, wie wichtig deine Arbeit ist.

Verschaffe Dir gern einen Überblick über unsere Unternehmenskultur - mehrfach bei Kununu als "Top Company" ausgezeichnet: https://www.hapeko.de/ueber-uns/karriere-bei-hapeko

Aufgaben

• Du bereitest unseren Besucherinnen und Besuchern einen herzlichen und professionellen Empfang
• Du koordinierst Termine, organisierst diskrete Gespräche und unterstützt die Geschäftsführung wie auch unsere Personalberater
• Du behältst auch in herausfordernden Situationen den Überblick und setzt Prioritäten gekonnt
• Du pflegst unsere hauseigenen IT‑Systeme und übernimmst die Stammdatenpflege
• Du bereitest Meetings sowie Unterlagen vor und sorgst für reibungslose Abläufe
• Du unterstützt im Backoffice: Reiseplanung, Reisebuchung und vorbereitende Buchhaltung
• Du bist unser Manager of First Impression – intern und extern

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (Telefon & persönlich)
• Souveränes, verbindliches sowie zugewandtes Auftreten
• Strukturierte Arbeitsweise, Multitasking‑Talent & organisatorische Stärke
• IT‑affin und sicher im Umgang mit MS Office
• Gute Basis‑Englischkenntnisse
• Du bringst ein dynamisches, freundliches Mindset mit – passend zu unserem Team
• Schnelle Auffassungsgabe, serviceorientiert und belastbar
• Verfügbarkeit an mind. 2 Nachmittagen pro Woche

Angebot

• Attraktive Vergütung und Bonussystem
• Sicherer Arbeitsplatz im Headquarter von HAPEKO - am Puls der Zentrale mit allen wichtigen Abteilungen und Ansprechpartnern vor Ort, direkt in der City mit sehr guter Anbindung
• 28 + 2 Urlaubstage
• Umfangreiche Mitarbeiterangebote: Corporate Benefits, Kaffee/Tee/frisches Obst, BAV, regelmäßige Teamevents
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikation sowie ein herzliches und konstruktives Miteinander in einem humorvollen und motivierten Team.