Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Das Bundesforschungszentrum für Wald (BFW) widmet sich allen Aspekten des Lebensraums Wald – in ökonomischer, ökologischer und sozialer Hinsicht und beschäftigt derzeit fast 400 Mitarbeiter:innen an fünf Standorten. Am Standort Wien – Schönbrunn ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Direktion & Recht | Teil- oder Vollzeit (20h-40h/Woche)

Ihre Aufgaben:

• Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen Ansprechpersonen
• Organisation und Koordination des Büroalltags der Geschäftsführung (Terminmanagement, Reiseorganisation, professionelle Korrespondenz)
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen sowie Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Koordination von abteilungsübergreifenden Abläufen sowie Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Geschäftsführung
• Organisation und Begleitung des Unterschriftenprozesses für Anträge, Verträge sowie projektbezogene Unterlagen inklusive Fristenmanagement und Dokumentation
• Pflege von Datenbanken und Verwaltung relevanter Unterlagen und Dokumentationen
• Enge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung sowie Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Agenden

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder vergleichbare Ausbildung) bzw. eine gleichwertige Qualifikation durch relevante Weiterbildung oder mehrjährige Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung oder im öffentlichen Dienst
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie Affinität zu digitalen Planungs- und Verwaltungstools
• Eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Selbstmanagement
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Interesse an organisatorischen Abläufen sowie an präzisem und fristgerechtem Arbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Einen Arbeitsplatz in einer einzigartigen Umgebung in Schönbrunn
• Essenszuschuss, sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit Gleitzeit und der Möglichkeit, teilweise im Home-Office zu arbeiten
• Gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Die Entlohnung erfolgt nach der Gehaltstabelle für Vertragsbedienstete des Bundes und ist abhängig von der entsprechenden Qualifikation. Sie erfolgt in der Bewertungsgruppe v2/2. Das Mindestgehalt beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung EUR 2.862,30 brutto/Monat. In Abhängigkeit anrechenbarer Vordienstzeiten erhöht sich das Gehalt entsprechend der Entlohnungsstufe
• Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet mit der Option auf Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis

Sonstiges

Auf § 43 in Verbindung mit § 11b bzw. § 11c Bundes-Gleichbehandlungsgesetzes, wonach Frauen, die gleich geeignet wie männliche Bewerber sind, bei der Besetzung der Stelle vorrangig behandelt werden, wird ausdrücklich verwiesen.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an Dipl.-Soz.-Wiss. Alexander Darantik (Leiter Fachbereich Personal) unter [email protected]. Bitte geben Sie im Betreff „Assistenz der Geschäftsführung“ an.

Bundesforschungs- und Ausbildungszentrum für Wald,

Naturgefahren und Landschaft
Seckendorff-Gudent-Weg 8
1130 Wien

Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung angefallener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung beim BFW angegebenen Daten werden ausschließlich für Ihre Bewerbung verwendet und nicht weitergegeben. Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, werden wir Ihre Daten nach sieben Monaten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses löschen.

Web: www.bfw.gv.at