Assistenz der künstlerischen Leitung in der Kunsthalle Wien Stadt Wien Kunst GmbH

Einleitung

Die Stadt Wien Kunst GmbH fungiert als Trägergesellschaft und als organisatorisches Dach für die Institutionen Atelierhaus Wien, FOTO ARSENAL WIEN, Kunsthalle Wien und Kunst im öffentlichen Raum Wien sowie die Festivals Foto Wien und Vienna Digital Cultures.

Die Stadt Wien Kunst GmbH ist ein Tochterunternehmen der Stadt Wien und bietet in diesem Kontext Sicherheit und Stabilität. Die inhaltlich-programmatischen Unternehmensaufgaben und die internationale Ausrichtung ermöglichen es, sich mit aktuellen und nachhaltigen Themen zu beschäftigen und gleichzeitig in einem kreativen Netzwerk zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln.

Ihre Aufgaben

• Mitarbeit und Unterstützung der künstlerischen Leitung in allen organisatorischen Aufgabenbereichen
• Ansprechperson (Liason-Person) für interne und externe Stakeholder in Bezug auf organisatorische Belange der künstlerischen Leitung
• Termin-Management: Planung und Koordination sämtlicher interner und externer Meetings, Workshops, Präsentationen etc. der künstlerischen Leitung in enger Abstimmung mit sämtlichen Fachabteilungen der Stadt Wien Kunst GmbH
• Meeting-Management: Konzeption und Aufbereitung von Materialien sowie die Vor- und Nachbereitung (bspw. Tagesordnung und Protokollführung) sämtlicher Meetings, Workshops, Präsentationen etc. der künstlerischen Leitung auf Basis der betriebsinternen Richtlinien
• Telefonie: proaktive Planung und Organisation der Telekommunikation der künstlerischen Leitung
• Korrespondenz: proaktive Mitarbeit bei der Aufbereitung und Ausführung der internen sowie externen digitalen sowie Printkommunikation
• Berichtwesen: eigenverantwortliche Planung, Organisation sowie Ausführung des internen sowie externen Berichtswesen in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung sowie weiteren Fachabteilungen der Stadt Wien Kunst GmbH
• Dienstreisen: proaktive Planung, Organisation, Abrechnung und Dokumentation sämtlicher Dienstreisen u.ä. Anlässe ausschließlich der künstlerischen Leitung auf Basis der Richtlinien der Stadt Wien Kunst GmbH
• Kreditkarten: Verwaltung und Abrechnung der Kreditkartenprozesse betreffend die künstlerische Leitung auf ausschließlicher Basis der Richtlinien der Stadt Wien Kunst GmbH
• Verwaltung des Vertragsmanagements der künstlerischen Leitung unter Verwendung des dafür vorgesehenen Softwareprogrammes
• Starke Verbundenheit mit zeitgenössischer Kunst und Kultur

Ihr Profil

• Abgeschlossene, fachspezifische Ausbildung bzw. einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz
• Ausgezeichnetes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
• Souveräner Umgang mit den gängigen Office-Programmen (MS Office)
• Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Kommunikative und positive Persönlichkeit, die gerne eigenverantwortlich agiert
• Selbstständige, strukturierte, genaue und termingerechte Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und persönliches Zeitmanagement
• Bereitschaft für zügige und fundierte Entscheidungsfindung
• Diskretion und Loyalität der Institution gegenüber

Wir bieten

Kunsthalle Wien Assistenz der künstlerischen Leitung in der Kunsthalle Wien ehestmöglich

www.kunsthallewien.at

Wir bieten eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sinnstiftenden Aufgabenfeld.

Wir ermutigen Menschen jeder Herkunft, jeden Geschlechts, jeden Alters, jeder Religionszugehörigkeit und sexuellen Orientierung, sich bei uns zu bewerben.

Dienstort:

Vertrags-/Dienstbeginn:

Beschäftigungsausmaß:

Arbeitszeit:

Gleitendes Arbeitszeitmodell, Homeoffice-Regelung optional

Mindestgehalt:

Eine Überzahlung ist möglich und wird auf Basis Ihrer Erfahrungen und Qualifikation individuell vereinbart.

Kontakt

Kontakt:

Mag. a Nadine Kody m Leitung Personalmanageme nt

**Weitere Informationen:**Aussagekräftige Bewerbungen (Motivationsschreiben, Lebenslauf sowie Gehaltsvorstellungen) bitte über das Bewerbungsformular unter dem Link PMC – Assistenz künstlerische Leitung bis senden. Bitte alle Unterlagen in ein einschließlich 15. März 2026em PDF zusammengefasst schicken.

Im Zuge des Auswahlverfahrens finden die persönlichen Bewerbungsgespräche am Freitag, 27.03.2026 und Donnerstag, 02.04.2026 in Wien statt.

Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen, können leider nicht ersetzt werden.