Büroassistenz bzw. Fachassistenz (m/w/d)

Einleitung

Wir suchen Sie!

Für unsere Repräsentanz in Wien suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine engagierte

Büroassistenz bzw. Fachassistenz (m/w/d)
(Vollzeit, unbefristet, ggfs. auch 32 Stunden/Woche möglich)

Hafen Hamburg Marketing e.V. übernimmt als privatrechtlicher Verein, mit Repräsentanzen im In- und Ausland, das Standort-Marketing für den Hamburger Hafen und die Metropolregion sowie die Bewerbung des Leistungsportfolios der zahlreichen Mitgliedsunternehmen. Der Hafen Hamburg ist seit jeher der wichtigste Umschlagplatz für Containertransporte von/nach Österreich. Anknüpfend an die engen, traditionellen Wirtschaftsbeziehungen vertritt unsere Repräsentanz in Wien seit 1951 die Interessen des Wirtschaftsstandortes Hafen Hamburg in Österreich und unterstützt durch vielfältige Aktivitäten die Marktentwicklung und -betreuung vor Ort. Seit 2024 betreuen wir zusätzlich von Wien aus operativ den Markt Ungarn.

Ihre Aufgaben

• Assistenz des Leiters der Repräsentanz

• Allgemeine Büro- und Verwaltungstätigkeiten

• Operative Organisation von Veranstaltungen und Fachexkursionen

• Operative Organisation und Teilnahme an eigenen Events

• Reiseplanung und Terminvereinbarung

• Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint und Statistiken mit Excel

• Pflege der Kundenkartei im CRM

• Teilweise Teilnahme an Dienstreisen in Österreich, Ungarn und Deutschland

• Mitwirkung bei verschiedenen Projekten

• Zuarbeit zur Zentrale des Vereins

  • unterstützende Mitarbeit im Rahmen Medienentwicklung und Pressearbeit von Hafen Hamburg Marketing
  • Mitarbeit bei Projekten der Zentrale und Unterstützung unserer Mitgliedsunternehmen und Partner

• Durchführung von Zahlungsaktivitäten, Vorbereitung für die Buchhaltung, Reisekostenabrechnung

• Betreuung der LinkedIn Seiten „Port of Hamburg Representation Austria“ und „Port of Hamburg Representation Hungary“

• Recherche für fachliche Artikel und Vorträge

• Unterstützung der Social-Media-Arbeit der Zentrale des Vereins in Hamburg, Deutschland

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Ausgezeichnetes Auftreten, Dienstleistungsorientierung und Freude am Umgang mit Kunden
• Organisationstalent
• Grundkenntnisse in der Buchhaltung
• Branchenerfahrungen im Bereich Transport und Logistik von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Unternehmen
• Hauptsächlicher Arbeitsplatz vor Ort im Büro im Wien mit gut planbaren Dienstzeiten, und gelegentlichen Reisetätigkeiten
• Im Rahmen der Vereinbarung flexible Arbeitszeiten und teilweise Home-Office möglich
• Möglichkeit zur Weiterbildung
• Vergünstigte Fitness- und Wellnessangebote (Egym Wellpass)
• Kostenfreier Mitarbeiterparkplatz
• Auf Basis 38,5 Stunden/Woche € 2.600,00 Brutto/Monat, bei entsprechender Qualifikation und Praxis besteht die Bereitschaft zur Überzahlung

Weitere Informationen

Sie wollen diese Herausforderung annehmen?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf mit Foto, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins per E-Mail bis zum 20.03.2026 an:

Hafen Hamburg Marketing e.V. Repräsentanz Wien

Alexander M. Till, MBA, MSc
Seitenhafenstraße 15
1020 Wien
[email protected]