Koordynator / Koordynatorka ds. Projektów i Zamówień Szkoleniowych

Firma Tyflokom poszukuje osoby na stanowisko Koordynatora ds. Projektów i Zamówień Szkoleniowych, odpowiedzialnej za kompleksowe prowadzenie dużych i mniejszych zamówień na realizację usług szkoleniowych, doradczych oraz innych działań zgodnych z profilem działalności firmy.

Obowiązki:

• Samodzielne koordynowanie i zarządzanie całością projektów oraz zamówień szkoleniowych i doradczych, w tym dużych zleceń obejmujących szkolenia, doradztwo, catering, noclegi i opracowanie materiałów.
• Planowanie, harmonogramowanie i nadzorowanie realizacji działań projektowych zgodnie z umowami, harmonogramami oraz wymaganiami zamawiających.
• Organizacja szkoleń i usług projektowych: wybór podwykonawców, negocjowanie warunków współpracy, przygotowywanie umów z trenerami i podwykonawcami.
• Koordynacja pracy trenerów oraz przygotowywanie grafików i harmonogramów działań.
• Rozliczanie pracy trenerów i podwykonawców, w tym weryfikacja poprawności dokumentów, przygotowywanie zestawień i przekazywanie ich do działów księgowych,
• Prowadzenie sprawozdawczości projektowej oraz przygotowywanie rozliczeń dla zamawiających zgodnie z wymaganiami umownymi.
• Kontrola poprawności i kompletności dokumentacji z realizacji szkoleń, doradztwa, cateringu, noclegów i innych usług.
• Monitorowanie działań w miejscu ich realizacji na terenie całego kraju oraz podejmowanie działań zaradczych w sytuacjach problemowych.
• Koordynacja procesów rekrutacji uczestników projektów.
• Współpraca z zespołem firmy oraz partnerami zewnętrznymi.
• Realizacja zakupów i obsługa administracyjna związana z projektami i zamówieniami.

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe.

• Doświadczenie w koordynacji co najmniej dwóch dużych projektów szkoleniowych skierowanych do minimum 100 uczestników każdy, zrealizowanych w ciągu ostatnich 4 lat.

• Weryfikacja doświadczenia nastąpi na podstawie:

  • przedstawienia wykazu zrealizowanych projektów wraz z opisem zakresu obowiązków,
  • potwierdzeń realizacji (np. referencje, protokoły odbioru, listy intencyjne, umowy lub inne dokumenty potwierdzające udział w projektach),
  • rozmowy merytorycznej dotyczącej przebiegu i specyfiki wskazanych projektów.

• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma działaniami jednocześnie.

• Biegła obsługa komputera i programów biurowych (MS Word, MS Excel) – weryfikacja na podstawie testu rekrutacyjnego.

• Umiejętność korzystania z narzędzi Google (dysk, kalendarz, formularze).

• Odporność na stres.

• Kreatywność, komunikatywność.

• Umiejętność pracy z narzędziami do komunikacji zdalnej (Zoom, MS Teams, Google Meet).

• Samodzielność, odpowiedzialność i skuteczność w rozwiązywaniu problemów.

• Mobilność i gotowość do częstych wyjazdów służbowych na terenie Polski.

• Prawo jazdy kat. B.

Oferujemy:

• Umowę o pracę.
• Kartę MultiSport.
• Możliwość udziału w szkoleniach i podnoszenia kwalifikacji.
• Rozwój osobisty i zdobywanie nowych kompetencji zawodowych.

Osoby zainteresowane pracą prosimy o przesłanie CV wraz z wykazem zrealizowanych projektów, obejmującym nazwę projektu, okres realizacji, nazwę beneficjenta/realizatora, opis grupy docelowej oraz liczbę odbiorców. Z wybranymi kandydatami skontaktujemy się i zaprosimy ich do kolejnego etapu rekrutacji.