Leitungs- und Projektassistenz (m/w/d)

Deine Rolle

Du unterstützt die Leitung von Engineering, Operations und IT und bist die zentrale Ansprechperson für operative, organisatorische und projektbezogene Themen. Du übernimmst eigenständig Aufgaben und Projekte, schaffst Überblick durch klare Dokumentation und hältst Projekt- und Planungsdaten strukturiert und aktuell.

Dein Anspruch ist es, Struktur zu schaffen, bevor Unklarheit entsteht. Du denkst mit, priorisierst klug und treibst Themen verlässlich voran - auch dann, wenn Informationen noch unvollständig sind oder Abhängigkeiten erst geklärt werden müssen.

Dein Impact ist direkt: Durch dich gewinnt die Abteilungsleitung 1-2 fokussierte Tage pro Woche für strategische Themen - während die Abteilungen gleichzeitig an Übersicht und Transparenz gewinnen.

Wichtig: Du bist nicht für klassische Sekretariatsaufgaben wie E-Mails, Telefon oder Kalender zuständig. Stattdessen übernimmst du Verantwortung, arbeitest eigenständig und bringst auch komplexe Projekte von Anfang bis Ende voran.

Über Swabian Instruments

• Wir sind 50 Mitarbeiter mit Stammsitz in Zuffenhausen sowie Vertrieb in Boston und Shanghai.
• Wir entwickeln und produzieren unsere Produkte „Made in Germany“ und vertreiben weltweit.
• Unsere Geräte kombinieren leistungsfähige Hardware mit intuitiv zu benutzender Software.
• Einsatz finden unsere Geräte unter anderem in Quantentechnologien, Timing/Synchronisation und Life Sciences.

Deine Aufgaben

• Du etablierst und pflegst ein zentrales Projektmanagement-System für alle Projekte in der Entwicklungsabteilung und machst Fortschritte, Abhängigkeiten und Meilensteine transparent.
• Du bearbeitest eigenständig den organisatorischen Teil von Projekten - von Recherche über Koordination bis zur Umsetzung.
• Du strukturierst und dokumentierst Prozesse, Workflows und Entscheidungen in Engineering, Operations und IT.
• Du entlastest die Abteilungsleitung operativ, koordinierst Anfragen, bereitest Unterlagen und Präsentationen vor, organisierst Meetings und behältst Fristen im Blick.
• Du treibst bereichsübergreifende Themen voran, priorisierst klar und stellst verbindliche Follow-ups sicher.

Das bringst du mit

• Eine sehr strukturierte, eigenständige Arbeitsweise mit hohem Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gutes Gespür für Vertraulichkeit und hoher Qualitätsanspruch an Dokumente
• Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern, auch auf Management-Ebene
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, dich zügig in neue Themen einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für präzise, klare Kommunikation - schriftlich wie mündlich
• Erfahrung im Projektmanagement und Affinität für Technik sind ein Plus

Das erwartet dich

Bei uns arbeitest du in einem wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Wegen. Du gestaltest deine Arbeitszeit flexibel im Rahmen der Aufgaben, damit dein Alltag gut planbar bleibt und das Office gleichzeitig zuverlässig läuft

Du erhältst ein faires, wettbewerbsfähiges Gehalt, das sich am regionalen Markt und an etablierten Standards vergleichbarer Industrieunternehmen orientiert. Dazu kommen 30 Urlaubstage, betriebliche Altersvorsorge, Bike-Leasing und eigene Parkplätze – plus Kaffee und Obst für den Alltag. 

Uns ist ein gutes Miteinander wichtig: Wir treffen uns monatlich als Team, organisieren gemeinsame Events und arbeiten in einem modernen Office mit guter Ausstattung und einem großen Pausenbereich zum Durchatmen. Wenn du dich weiterentwickeln möchtest, unterstützen wir dich mit internen Trainings sowie Sprach- und passenden Fachkursen, die dich in deiner Rolle wirklich voranbringen.

Weitere Informationen

Swabian Instruments GmbH

Stammheimer Str. 41
70435 Stuttgart
https://www.swabianinstruments.com/