Obsługa biura - Office Asisstance

Poszukujemy asystenta/tki biura, który/a nie tylko zadba o sprawne funkcjonowanie recepcji, ale i będzie wspierać zespół organizacyjnie. To samodzielna rola reprezentacyjna dla osób odpowiedzialnych, dobrze zorganizowanych i naturalnie nastawionych na kontakt z ludźmi. Jeśli szukasz pracy administracyjnej z elastycznym grafikiem - zapraszamy do aplikacji! Doświadczenie w obszarach pokrewnych mile widziane, jednak nie wymagane.

Twoje zadania:

• Profesjonalne przyjmowanie gości i klientów (reprezentowanie firmy),
• Obsługa centrali telefonicznej i przekierowywanie połączeń,
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą,
• Rejestracja wizyt i nadzór nad kalendarzem sal konferencyjnych,
• Dbanie o estetykę i porządek w strefie obsługi,
• Kontakt z dostawcami (kurierzy, serwis sprzątający, IT, administracja budynku),
• Wsparcie organizacyjne spotkań (przygotowanie sal, catering),
• Koordynacja obiegu dokumentów oraz ich archiwizacja,
• Proste zestawienia w Excel/ raporty administracyjne,
• Wsparcie zespołu w bieżących zadaniach operacyjnych oraz przy organizacji eventów wewnętrznych,
• Monitorowanie stanów magazynowych oraz ich uzupełnianie (materiały biurowe, artykuły spożywcze).

Czego oczekujemy:

• Wysoka kultura osobista i komunikatywność,
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• Samodzielność i odpowiedzialność,
• Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel - poziom podstawowy/średni),
• Komunikatywny język angielski (obsługa gości zagranicznych).
• Mile widziane doświadczenie w pracy na recepcji /administracji /obsłudze klienta,
• Dyspozycyjność do pracy w ustalonym grafiku zmianowym (wmiar: pół etatu, grafik do ustalenia z przełożonym).

Oferta:

• Elastyczny grafik, 20h w tygodniu,
• Stawka 38 - 40zł/h brutto, umowa zlecenie
• Nowoczesne biuroprzy dworcu Gdańskim

Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Mokotowska 64, 00-534 Warszawa. (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem: https://pl.grafton.com/pl/polityka-przetwarzania-i-ochrony-danych

Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/

Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329