Office & Event Coordinator (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Deine Mission

Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe sowie erstklassiger externer Events, um ein Umfeld zu schaffen, in dem das happtiq-Team über sich hinauswachsen kann. Diese Rolle vereint Office Management, Event-Koordination und Team Experience. Gefragt sind das Antizipieren von Bedürfnissen, proaktive Problemlösungen und die Fähigkeit, Professionalität sowie Teamgeist in jeder Interaktion spürbar zu machen.

Deine Aufgaben

Planung und Durchführung von Branchenkonferenzen, Summits, Meetups, Workshops, Kundenevents sowie Marketing- und Partnerschaftsinitiativen. Dies umfasst die Abstimmung mit Dienstleistern, die Materialvorbereitung und die Sicherstellung einer erstklassigen Durchführung, die stets die Professionalität der Co-Founder und von happtiq widerspiegelt.

Organisation und Leitung interner Teamevents wie Workations, Weihnachtsfeiern, Team-Building-Aktivitäten und regelmäßigen Social Gatherings. Ziel ist es, eine positive Unternehmenskultur zu fördern, die Zusammenarbeit zu stärken und unvergessliche Erlebnisse für das Team zu schaffen.

Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Betriebs des Wiener Büros. Dazu gehören das Bestandsmanagement, die Pflege von Dienstleisterbeziehungen sowie die tägliche Logistik – immer mit Fokus auf Qualität, Kosteneffizienz und ein erstklassiges Office-Erlebnis.

Unterstützung des People-Ops-Teams bei der Gestaltung eines herzlichen und effizienten Onboarding- und Offboarding-Prozesses. Dies beinhaltet die Abwicklung administrativer Aspekte und die Funktion als zentrale Kontaktperson für ein positives und produktives Arbeitsumfeld.

Koordination von Reisevorbereitungen für das Team im Zusammenhang mit Events, Workshops oder Off-site-Aktivitäten, um eine reibungslose Logistik und einen stressfreien Ablauf zu garantieren.

Was du mitbringst

Fundierte Erfahrung im Office Management, in der Event-Koordination oder einer ähnlichen Rolle – idealerweise in einem dynamischen Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld.

Starke Organisationsfähigkeit: Sicherer Umgang mit multiplen Aufgaben, effektive Priorisierung und ausgeprägte Detailgenauigkeit in einem dynamischen Umfeld.

Proaktive Arbeitsweise: Eigenständiges Erkennen von Bedarfen, eigenverantwortliche Problemlösung und hohe Einsatzbereitschaft.

Exzellente Kommunikation in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) sowie ein sicheres Auftreten im Kontakt mit internen Teams, Dienstleistern und externen Partnern.

Leidenschaft für Teamkultur: Begeisterung für die Förderung eines positiven Arbeitsumfeldes und die Mitgestaltung der Unternehmenskultur durch sorgfältig umgesetzte interne Initiativen.

Effizientes Management von Logistik, Büroabläufen und Lieferantenbeziehungen unter Berücksichtigung von Qualität und Kosteneffizienz.

Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten sowie Unterstützung von geplanten Events und Ad-hoc-Bedarfen mit einer zupackenden „Hands-on“-Mentalität.

Starke Präsenz vor Ort für die direkte Zusammenarbeit im Team. Während gelegentliche Home-Office-Tage nach Absprache möglich sind, erfordert diese Rolle die tägliche Verfügbarkeit und tatkräftige Unterstützung im Büro.

Was ist für dich drin?

Standort:

Art:

Innovative Kultur:

Work-Life-Balance:

Wachstumschancen:

Dynamischer Teamgeist:

Tolle Vorteile:

Wiener-Linien-Jahreskarte

Voll ausgestattete Küche mit Snacks und Getränken.

Gaming-Ecke mit einer PS5 und einem 75-Zoll-Fernseher.

MyClubs-Gutscheine

Option zum Leasen von Fahrrädern oder E-Bikes über JobRad

Offene Kommunikationskultur:

Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Einstiegsgehalt von € 42.000 brutto pro Jahr (basierend auf Vollzeit). Je nach deiner spezifischen Expertise und deinen bisherigen Karriereerfolgen ist eine Verhandlungsbasis gegeben.

Bei happtiq sind wir ein eng verbundenes Team von über 20 Enthusiasten, die daran glauben, Dinge anders zu machen. Wir feiern Diversität und setzen uns für ein inklusives Umfeld ein, in dem sich jeder wertgeschätzt fühlt und sich entfalten kann. Wir begrüßen Bewerber aller Hintergründe, Erfahrungen und Perspektiven, die gemeinsam mit uns die Zukunft der Cloud-Innovation gestalten möchten.

Bereit, die Zukunft mit uns zu gestalten?

Wichtig zu wissen: Diese Stelle ist als Elternzeitvertretung auf ein Jahr befristet.

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