Office Manager

Über uns

Die VARVANI GmbH ist ein kreatives Unternehmen in der Medienbranche mit einem hohen Qualitätsanspruch. Wir arbeiten lösungsorientiert, professionell und mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Flexibilität.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, strukturierte und diskrete Persönlichkeit im Bereich Office Management & Assistenz der Geschäftsführung.

Aufgaben

Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden, Partnern und internen Prozessen übernimmst du eine verantwortungsvolle und vielseitige Rolle.

Office & Organisationsmanagement

• Eigenständige Steuerung und Organisation aller administrativen Abläufe
• Professionelle Bearbeitung und Priorisierung eingehender Post, E-Mails und Telefonate
• Strukturierte Dokumentenverwaltung inkl. digitaler Ablage- und Ordnung
• Optimierung interner Organisationsprozesse

Assistenz der Geschäftsführung

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Reiseplanung inkl. Recherche, Buchung und Reisekostenkontrolle

Kaufmännische & administrative Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung (Belegmanagement, Rechnungsprüfung, Übergabe an Steuerberatung)
• Überwachung von Fristen und verantwortungsvolle Führung Zahlungslisten
• Einkauf und Verwaltung von Bürobedarf sowie Arbeitsmitteln

Fuhrpark- & Equipment-Management

• Verwaltung der Firmenfahrzeuge
• Koordination von Wartungen, Terminen und Dokumentationen
• Strukturierte Verwaltung technischen Equipments

Kommunikation & Kundenmanagement

• Professionelle Korrespondenz mit Kunden und Dienstleistern
• Pflege von Kundenbeziehungen
• Unterstützung bei projektbezogenen Aufgaben und internen Abläufen

Projektunterstützung

• Mitwirkung in unterschiedlichen Unternehmensprojekten
• Übernahme organisatorischer Teilbereiche
• Unterstützung bei Recherche, Planung und Umsetzung

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenz oder in vergleichbarer Position
• Strukturierte, diskrete und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationsstärke und hohe Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere qualifizierte Sprachkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office / digitalen Tools
• Freundliches, professionelles Auftreten

Benefits

Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition

• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungsweg
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einer dynamischen Branche

Wir bieten dir ein monatliches Bruttogehalt von 2.700 € bei Vollzeit (40 Std./Woche) zum Einstieg.

Als wachsendes Unternehmen legen wir großen Wert auf langfristige Zusammenarbeit und Entwicklung. Daher ist bereits bei Einstieg ein strukturiertes Entwicklungsmodell vorgesehen:

• Nach 6 Monaten: Gehaltsüberprüfung und mögliche Anpassung auf 2.900 € brutto, abhängig von Performance und Verantwortungsübernahme
• Nach 12 Monaten: weitere Anpassung bei erfolgreicher Entwicklung und Übernahme zusätzlicher Aufgabenbereiche

Mit zunehmender Verantwortung – insbesondere in der direkten Unterstützung der Geschäftsführung sowie im organisatorischen Gesamtüberblick – ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Position möglich.