Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Institut für Physik

Office Manager:in (m/w/d)

• Bewerbungsfrist: 30.01.2026
• Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 37.521,40
• Verwendungsgruppe: IIb
• Wochenstunden: 40 h/W
• Dienstbeginn: März 2027
• Befristung: 1 Jahr (mit Option auf Dauerstelle)
• Anstellungsdauer: Befristet

Ihre Aufgaben

• Bestell- und Rechnungswesen (via SAP)
• Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Budgetplanung
• Administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten (Personalaufnahme, Reiseanträge und -abrechnungen, Verwaltung von Arbeitszeitaufzeichnungen, ...)
• Administrative Tätigkeiten bei Drittmittelprojekten (Personalangelegenheiten, Berichtslegung, Bestellwesen, Abrechnungen, ...)
• Allgemeine administrative Tätigkeiten (Terminkoordination, Korrespondenz, Telefondienst,  Protokolle,….)
• Mithilfe bei der Organisation von Veranstaltungen des Instituts

Ihr Profil

• Fundierte Kenntnisse in der Verwaltungsorganisation sowie im Office Management
• Einschlägige Berufsausbildung oder mehrjährige Tätigkeit im relevanten Bereich
• Berufserfahrung im (universitären) Administrations- und Organisationsbetrieb von Vorteil
• Gute EDV-Kenntnisse (Windows, Office)
• SAP-Kenntnisse (wünschenswert)
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe kommunikative Kompetenz und Teamfähigkeit
• Eigeninitiative und Engagement; selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit
• Flexibilität bei der zukünftigen Integration im Graz Center of Physics und der damit einhergehenden möglichen Verschiebung der Schwerpunkte innerhalb der Aufgabengebiete
• Freude an der Arbeit in einem internationalen, dynamischen Umfeld

Wir bieten

• Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
• Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
• Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
• Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
• Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
• Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 37.521,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Kontakt

Karin Sorko ([email protected])

Webseite des Instituts

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!