Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (75%) oder Vollzeit (40 Std./Woche)

Einleitung

Das sind Wir

GREENZERO ist ein junges, wachsendes Unternehmen mit rund 55 Mitarbeiter:innen. Wir arbeiten leidenschaftlich daran, eine Gesellschaft zu schaffen, in der umweltneutrales Handeln selbstverständlich ist. Unser interdisziplinäres Team aus Nachhaltigkeits- und Technologiefachleuten hilft Organisationen und Kommunen, Umweltauswirkungen zu verstehen und zu reduzieren. Bis wir die Natur durch unser Dasein nicht mehr belasten – gemeinsam für die grüne Null.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (75%) oder Vollzeit (40 Std./Woche) für unseren Bürostandort in Essen.

Warum wir?

GREENZERO steht für ganzheitliche Gestaltung von Umwelt- und Klimaschutzprozessen – smart, digital und wirkungsvoll. Als moderne Beratungs-, Projekt- und Flächen­gesellschaft unterstützen wir Unternehmen, Organisationen und Kommunen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen: von der präzisen Analyse über konsequente Reduktion bis hin zur glaubwürdigen Kompensation.
Eintöniger Büroalltag? Immer die gleichen Aufgaben? Nicht bei uns. Das Leistungsspektrum bei GREENZERO ist facettenreich und bietet spannende, abwechslungsreiche Arbeit – ob Ökobilanzierung, Energieeffizienz, urbane Renaturierung oder nachhaltige Strategieberatung. Unser Team arbeitet interdisziplinär und dynamisch an Themen, die die Zukunft prägen: Klimaschutz, Biodiversität, Städte und Unternehmen im Wandel.
In projektbezogenen Teams erarbeiten wir kreative und auch unkonventionelle Lösungen – jeder Mitarbeitende kann hier seine Qualifikationen voll entfalten. Wir analysieren Prozesse und Strukturen, entwickeln Reduktions­maßnahmen und setzen Kompensations- und Renaturierungs­projekte um: vor Ort, sichtbar, wirksam.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest das gesamte Office Management bei GREENZERO und bist zentrale Ansprechperson für alle administrativen Themen im Unternehmen
• Du stellst effiziente, digitale und skalierbare Prozesse im Backoffice sicher und entwickelst diese kontinuierlich weiter
• Du betreust alle organisatorischen Themen rund um Büro, Post, zentrale E-Mail-Postfächer, Dienstleister, Versicherungen und Fuhrpark
• Du koordinierst gesellschaftsrechtliche Vorgänge in enger Abstimmung mit Geschäftsführung, Anwälten und Notaren (z. B. Gründungen, Umstrukturierungen, Geschäftsführerwechsel)
• Du unterstützt bei Compliance- und Arbeitssicherheitsthemen und sorgst für die Einhaltung administrativer und gesetzlicher Anforderungen
• Du arbeitest eng mit HR und Finance zusammen und schaffst reibungslose Schnittstellen im Unternehmen

Dein Profil

• Du bringst mehrere Jahre Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Allround-Funktion mit – idealerweise in einem wachsenden, dynamischen Umfeld
• Du arbeitest selbstständig, hoch strukturiert und mit einem starken Verantwortungsbewusstsein
• Du denkst prozessorientiert, erkennst Optimierungspotenziale und setzt pragmatische Lösungen um
• Du bist digital affin und sicher im Umgang mit gängigen Office- und Management-Tools
• Du kommunizierst souverän mit internen und externen Stakeholdern, auch in rechtlich geprägten Kontexten
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse