Office Manager (m/w/d) Organisation & Administration

Organisationstalent mit Sinn für Struktur & Innovation gesucht (m/w/d)
Administration & Office Management | Vollzeit

Ordnung ist für Sie kein Zustand, sondern ein durchdachtes System? Sie sehen nicht nur, was ist – sondern auch, wie es besser gehen kann? Dann sollten wir uns kennenlernen.

Wir suchen ab sofort eine Persönlichkeit, die unsere Administration nicht nur zuverlässig führt, sondern aktiv weiterentwickelt. Jemanden, der Bestehendes hinterfragt, Prozesse vereinfacht und mit frischen Ideen neue Standards setzt – ohne dabei den Blick für das Wesentliche im Tagesgeschäft zu verlieren.

Worum es bei uns geht

Unsere Service-Abteilung ist das organisatorische Herz der Kunsttrans, eines familiengeführten, österreichischen Marktführers in der Kunst- und Ausstellungslogistik. Hier laufen die Fäden zusammen – und genau hier bringen Sie Struktur, Klarheit und neue Impulse hinein. Sie gestalten Abläufe aktiv mit, treiben die Digitalisierung voran und sorgen gleichzeitig dafür, dass im Alltag alles reibungslos funktioniert.

Ihre Aufgaben – abwechslungsreich & mit Gestaltungsspielraum

• Sie modernisieren und digitalisieren unsere Ablage- und Administrationsprozesse
• Sie verantworten das Mahnwesen und behalten offene Posten im Blick
• Sie führen die Handkassa und prüfen Kreditkartenabrechnungen
• Sie bereiten Zahlungen vor und arbeiten eng mit der Buchhaltung zusammen
• Sie sind Ansprechperson für Kund:innen bei Fragen zu Rechnungen und Zahlungen
• Sie koordinieren den finanziellen Austausch mit unseren internationalen Niederlassungen
• Sie verwalten Verträge, Fristen und Abläufe – strukturiert und vorausschauend
• Sie organisieren den Office-Einkauf und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund
• Und vor allem: Sie bringen Ihre Ideen ein und entwickeln unsere Prozesse gemeinsam mit dem Team weiter

Was Sie mitbringen

• Kaufmännische Ausbildung oder relevante Erfahrung in der Administration
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Dinge zu verbessern
• Eine selbstständige, präzise und verlässliche Arbeitsweise
• Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Interesse an Digitalisierung und modernen Tools
• Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten

Was Sie bei uns erwartet

• Viel Gestaltungsspielraum statt starrer Prozesse
• Eine Rolle mit echtem Einfluss auf die Organisation
• Ein dynamisches, engagiertes Team mit Hands-on-Mentalität
• Kurze Entscheidungswege und ein unkompliziertes Miteinander
• Flexible Arbeitszeiten dank Gleitzeitregelung

Gehalt

Für diese Position gilt ein kollektivvertragliches Mindestgehalt von € 2.285,10 brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis), welches sicherlich nicht Ihren Erwartungen entspricht. Deshalb ist eine marktkonforme Überzahlung – abhängig von Qualifikation, Ausbildung und Berufserfahrung – selbstverständlich vorgesehen.

Neugierig geworden?

Dann erzählen Sie uns, wer Sie sind, was Sie antreibt – und wie Sie unsere Administration auf das nächste Level bringen möchten.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung inklusive Lebenslauf an: [email protected]