Samodzielny Referent / Samodzielna Referentka / Specjalista / Specjalista ds. Obsługi Welcome Point w Dziale Organizacyjnym

WYMAGANIA:

• wykształcenie wyższe,
• dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (minimum na poziomie B2),
• dobra znajomość języka polskiego,
• biegła znajomość obsługi komputera, w szczególności pakietu MS Office,
• umiejętność pracy w środowisku międzynarodowym oraz wrażliwość na różnice kulturowe,
• dobra organizacja pracy, samodzielność i umiejętność zarządzania czasem,
• komunikatywność oraz rozwinięte zdolności interpersonalne,
• umiejętność pracy w zespole oraz współpracy z różnymi jednostkami administracyjnymi.

KWALIFIKACJE MILE WIDZIANE:

• znajomość przepisów dotyczących legalizacji pobytu, podejmowania pracy i odbywania kształcenia przez cudzoziemców w Polsce,
• doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym lub akademickim,
• doświadczenie w obsłudze cudzoziemców lub relokacji pracowników zagranicznych,
• znajomość dodatkowego języka obcego w stopniu komunikatywnym,
• doświadczenie w realizacji projektów międzynarodowych (np. Erasmus+, NAWA).

OPIS ZADAŃ/ STANOWISKA PRACY:

Instytut Fizyki Jądrowej PAN poszukuje osoby, która będzie współtworzyć i prowadzić Welcome Point, czyli punkt wsparcia dla zagranicznych pracowników naukowych i doktorantów, wspierający umiędzynarodowienie Instytutu oraz ułatwiający adaptację obcokrajowców w środowisku naukowym i w Krakowie.

• Udział w pracach związanych z utworzeniem i organizacją Welcome Point IFJ PAN (opracowanie zasad funkcjonowania punktu, przygotowanie wzorów dokumentów, procedur i materiałów informacyjnych).
• Obsługa zagranicznych pracowników oraz doktorantów (wsparcie w procesie relokacji cudzoziemców do Polski: zakwaterowanie, sprawy urzędowe, w tym dotyczące legalizacji pobytu, zatrudnienia, opieki zdrowotnej, bankowości oraz sprawy administracyjne związane z pracą i nauką w IFJ PAN).
• Bieżące tłumaczenie i wyjaśnianie procedur oraz dokumentów administracyjnych.
• Współpraca z jednostkami administracyjnymi IFJ PAN w zakresie przyjmowania pracowników i doktorantów z zagranicy.
• Przygotowanie treści na stronę internetową Welcome Point oraz aktualizacja informacji na stronie i w mediach społecznościowych.
• Aktywne wspieranie działań na rzecz umiędzynarodowienia oraz poprawy jakości obsługi obcokrajowców w IFJ PAN.
• Wsparcie organizacyjne wizyt zagranicznych gości Instytutu.
• Współorganizacja wydarzeń i spotkań informacyjnych dla zagranicznych pracowników i doktorantów.
• Przygotowywanie rocznych sprawozdań, zestawień statystycznych i raportów dotyczących działalności Welcome Pointu.