Specjalista/ka ds. administracyjnych

Szukamy osoby, która potrafi skutecznie doprowadzać sprawy do końca, pilnować szczegółów i sprawnie poruszać się w kontaktach z wykonawcami oraz instytucjami. Jeśli dobrze organizujesz swoją pracę, rozumiesz znaczenie procesów administracyjnych i potrafisz łączyć stanowczość z dobrą komunikacją – ta rola może być dla Ciebie.Docenimy osobę, która twardo stąpa po ziemi, potrafi zadawać rzeczowe pytania i szukać najlepszego rozwiązania dla firmy, a jednocześnie jest ciekawa perspektywy innych ludzi.Na tym stanowisku będziesz odpowiadać za szeroko rozumiane wsparcie administracyjne firmy – od nadzoru nad realizacją zadań przez wykonawców, przez prowadzenie spraw formalnych z instytucjami, po pilnowanie dokumentacji i procesów wewnętrznych.Szukamy osoby, która nie tylko realizuje zadania, ale też rozumie ich sens i potrafi przewidywać konsekwencje decyzji. Twój zakres obowiązków:· bieżąca administracja placówkami medycznymi i nadzór nad ich prawidłowym funkcjonowaniem· identyfikowanie potencjalnych problemów i dbanie o jakość realizowanych działań· prowadzenie korespondencji z urzędami i instytucjami· przygotowywanie pism administracyjnych i formalnych· prowadzenie rozmów i uzgodnień z partnerami oraz wykonawcami· kompleksowe zarządzanie zamówieniami biurowymi· planowanie i organizacja własnej pracy oraz ustalanie priorytetów· prowadzenie i porządkowanie dokumentacji administracyjnej· współpraca z pracownikami firmy w rozwiązywaniu bieżących spraw organizacyjnych· koordynacja i kontrola pracy wykonawców (np. serwisów, ekip remontowych, dostawców usług) Wymagania:· bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania priorytetami· doświadczenie w kontaktach z instytucjami lub urzędami· umiejętność przygotowywania poprawnych pism formalnych· zdolności argumentacyjne i negocjacyjne· dokładność, spostrzegawczość i odpowiedzialność za realizowane zadania· zaangażowanie i odpowiedzialność za powierzone zadania· gotowość do pracy z dokumentacją i procesami administracyjnymi Mile widziane:· ciekawość procesów w firmie i inicjatywa w ich usprawnianiu· inicjatywa w usprawnianiu procesów administracyjnych lub organizacyjnych· spostrzegawczość i proaktywność w identyfikowaniu problemów w organizacji· umiejętność porządkowania wiedzy i dokumentacji tak, aby była łatwa do wykorzystania przez innych· doświadczenie w pozyskiwaniu finansowania (np. funduszy unijnych, funduszy z UP) Oferujemy:· pracę w przyjaznej atmosferze - nie ma tu korpo-hierarchii,· pracę w branży medycznej, której usługi realnie dają wartość ludziom,· elastyczny wybór godzin pracy,· wsparcie rozwoju zawodowego – jesteśmy otwarci na różne formy szkoleń i ich finansowanie. Twoje kompetencje są dla nas inwestycją, nie kosztem.· dostęp do opieki zdrowotnej dla pracowników oraz kartę Multisport;· premie za zaangażowanie,· dogodny dojazd z całego Trójmiasta, do tego SKM Wyścigi tuż obok. Jak aplikować?Poznajmy się bliżej! Jesteśmy bardzo ciekawi jaki jest twój sposób myślenia oraz podejście do pracy administracyjnej, dlatego wykonaj poniższe zadanie i dołącz do CV. Zadanie rekrutacyjne:Wyobraź sobie, że zaczynasz pracę w naszej firmie jako osoba odpowiedzialna za administrację budynku i współpracę z wykonawcami.Otrzymujesz następujące informacje w jednym dniu:Klimatyzacja w sali zabiegowej przestała działać – jest gorąco, a sale są używane codziennie.Faktura od firmy sprzątającej jest wyższa niż zwykle – nie wiadomo dlaczego.W środę zaplanowany jest przegląd instalacji przeciwpożarowej, ale nie wiadomo, gdzie są protokoły z poprzedniego przeglądu.Z urzędu przyszło pismo z prośbą o uzupełnienie dokumentacji dotyczącej budynku – termin odpowiedzi 5 dni.W dziale księgowości skończył się papier do drukarki i nie ma możliwości drukowania faktur.Zadanie dla Ciebie:Opisz w kolejności, jak byś się zajął(a) tymi sprawami – które są najważniejsze, które wymagają natychmiastowej reakcji.Napisz krótką wiadomość (mail lub SMS) do wykonawcy lub urzędu, w której:informujesz o problemieproponujesz sposób działania lub pytasz o potrzebne informacjezachowujesz profesjonalny, uprzejmy tonZastanów się, czy widzisz jakieś procesy lub dokumenty, które warto uporządkować, żeby w przyszłości podobne problemy były łatwiejsze do rozwiązania.