SPECJALISTA / SPECJALISTKA DS. ADMINISTRACYJNO - ORGANIZACYJNYCH

Główne zadania to m.in.:

1. Kompleksowa obsługa administracyjna Rady Naukowej Instytutu, w tym organizacja posiedzeń, przygotowywanie dokumentacji, protokołowanie, bieżąca współpraca z przewodniczącym i sekretarzem;
2. Koordynacja administracyjna konkursów na pracowników naukowych, w tym przygotowywanie zarządzeń, kart do głosowania, obsługa dokumentacji konkursowej;
3. Wsparcie współpracy międzynarodowej poprzez sporządzanie umów i porozumień o współpracy naukowej;
4. Samodzielne prowadzenie spraw administracyjno-biurowych, w tym redagowanie pism, obsługa korespondencji oraz organizacja i rozliczanie delegacji krajowych;
5. Gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie informacji o dorobku naukowym pracowników Instytutu;
6. Obsługa informatycznych systemów resortu nauki (m.in. POL-on, PBN, SEDN, SYNABA) oraz innych podmiotów finansujących projekty badawcze (m.in. OSF, Witkac, SOP);
7. Wsparcie działań związanych z parametryzacją Instytutu; Udział w planowaniu i kontroli budżetów projektów oraz weryfikacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowym;
8. Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
9. Tworzenie umów, pism, planów, raportów, prezentacji, sprawozdań, analiz i zestawień na potrzeby działu;
10. Zapewnienie obiegu dokumentów oraz przeprowadzanie projektów zgodnie z obowiązującymi procedurami;
11. Udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych procedur i regulacji; Dbanie o profesjonalny wizerunek Instytutu w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.

Wymagania: Wymagania:

• Doświadczenie w pracy administracyjnej (mile widziane w sektorze publicznym, naukowym lub kultury); Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, w tym wyczucie w kontaktach z przedstawicielami środowiska naukowego oraz umiejętność dostosowania stylu komunikacji do odbiorcy;
• Samodzielność, bardzo dobra organizacja pracy oraz inicjatywa w działaniu i usprawnianiu procesów;
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz dbałość o poprawność i jakość tworzonych tekstów;
• Dbałość o szczegóły i wysoki poziom staranności w realizacji zadań;
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (w szczególności Word i Excel);
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego; znajomość innych języków obcych (np. niemieckiego lub rosyjskiego) będzie dodatkowym atutem.

Aplikacje możliwe poprzez wypełnienienie formularza oraz przesłania swojego CV, za pośrednictwem strony: https://instytutpileckiego.traffit.com/public/form/a/0de7b27bc10f2a7e5554874f6efc4d1e2b6f343d

Aplikować można do 12.05.2026 r.

Pracodawca zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia zbierania ofert i zakończenia rekrutacji.

Pracodawca informuje, że skontaktuje się wyłącznie z wybranymi osobami.

Instytut Solidarności i Męstwa imienia Witolda Pileckiego umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Pełna treść procedury dostępna jest na stronie BIP Instytutu Pileckiego: https://instytutpileckiego.pl/pl/procedura-dokonywania-zgloszen

Godziny pracy: 8-16 Miejsce pracy: ul. Sienna 82

Link do ogłoszenia ze strony WWW Instytutu Pileckiego: https://instytutpileckiego.pl/pl/bip/rekrutacja/specjalista-specjalistka-ds-administracyjno-organizacyjnych

Warunki pracy: Wymiar etatu: 1.00 Zmianowość: jedna zmiana System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną