Specjalista/ Specjalistka ds. Obsługi Biura

Działając od 34 lat jako innowacyjna, nowoczesna, rzetelna i stabilna organizacja, jesteśmy liderem branży recyklingu tekstyliów w Polsce i Europie. Mamy świadomość, że przyszłością branży jest całościowe wykorzystanie surowca. VIVE Group inwestuje w opracowywanie innowacyjnych rozwiązań i wydajnych procesów recyklingu tekstyliów. Tworzymy globalny biznes, który rozwiązuje wyzwania XXI wieku w gospodarce obiegu zamkniętego.

 VIVE Management Sp. z o.o. to firma sprawująca nadzór i kontrolę nad spółkami zależnymi w Grupie VIVE działającej w prężnie rozwijającej się branży recyklingu tekstyliów, tworzącej zrównoważone rozwiązania dla środowiska naturalnego. Każdego dnia spółka dokłada wszelkich starań, by swój długoterminowy sukces osiągać poprzez innowacyjne produkty i usługi, oraz odpowiedzialne traktowanie otoczenia i ludzi, w którym funkcjonuje. Działamy w duchu ekologii życia budując organizację opartą o wartości, relacje i wysokie standardy pracy.

 

Specjalista/ Specjalistka ds. Obsługi Biura

Miejsce pracy: Kielce, ul. K. Olszewskiego 6 / ul. Malików 147

 

Będziesz odpowiedzialny/a za:

·         Obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym prowadzenie rejestrów i rozprowadzanie dokumentacji firmowej i obsługa portalu e-Doręczenia,

·         Rejestrację faktur w programie do e-obiegu dokumentów,

·         Systematyczne sprawdzanie portali leasingowych, pobieranie i rejestrację faktur leasingowych,

·         Obsługę ogólnej skrzynki mailowej VIVE, w tym dystrybucję wiadomości do właściwego adresata,

·         Obsługa platformy do e-Doręczeń i rozsyłanie informacji do adresatów,

·         Prowadzenie ewidencji gości, obsługę rejestru wejść i wyjść (VCS), przyjmowanie, kierowanie i obsługę gości,

·         Organizację spotkań, przygotowanie i rezerwację sal konferencyjnych, prowadzenie kalendarzy,

·         Wsparcie pracy Zarządu, Działu Personalnego i Działu Księgowości, współpracę z biurami w innych lokalizacjach,

·         Zamawianie artykułów biurowych i spożywczych oraz zlecanie usług i prowadzenie zestawień w ustalonym zakresie,

·         Udział w opracowywaniu procedur i wewnętrznych regulacji związanych z zadaniami Biura Zarządu i Administracji, rozpoznawanie problemów i proponowanie rozwiązań.

 

Podejmij wyzwanie, jeśli posiadasz:

·         Wykształcenie wyższe, preferowane: Administracyjne, Humanistyczne, Lingwistyczne,

·         Doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku,

·         Silną orientację na obsługę klienta wewnętrznego oraz zewnętrznego,

·         Bardzo dobra znajomość języka angielskiego,

·         Sprawna obsługa komputera oraz dobra znajomość pakietu MS Office,

·         Skrupulatność, wysoka kultura osobista oraz dbałość o jakość wykonywanych zadań,

 

W zamian oferujemy:

·         Stabilne zatrudnienie w firmie odpowiedzialnej społecznie i dbającej o ekologię w ramach umowy o pracę (umowa na zastępstwo),

·         Atrakcyjny i przejrzysty model wynagradzania oraz premiowania,

·         Niezbędne narzędzia do pracy,

·         Możliwość zdobycia doświadczenia w firmie o stabilnej, ugruntowanej pozycji na rynku, lidera innowacji,

·         Bogaty system benefitów pracowniczych, m.in. ubezpieczenie grupowe, karta Medicover Sport oraz Medicover Zdrowie, karty rabatowe na paliwo, dofinansowanie do kursów/ szkoleń/ studiów podyplomowych, program poleceń pracowniczych, dodatkowe dofinansowanie do urlopu wypoczynkowego, bony świąteczne, paczki dla dzieci, program emerytalny, imprezy integracyjne.

 

Pamiętaj, aby do CV dołączyć poniższy zapis:

 Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanego ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (Dziennik Urzędowy UE L 119/1) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentach/ aplikacji złożonych w związku z ubieganiem się przez mnie o zatrudnienie w VIVE Textile Recycling Sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach przez wskazaną Spółkę dla potrzeb aktualnej oraz przyszłych rekrutacji.

 

Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane zgłoszenia.

 

Obowiązek Informacyjny RODO:

W wykonaniu obowiązku przewidzianego art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanego ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (Dziennik Urzędowy UE L 119/1), VIVE Textile Recycling Sp. z o.o. niniejszym informuje, iż:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych podanych przez Panią/Pana w związku z ubieganiem się przez Panią/ Pana o zatrudnienie jest VIVE Textile Recycling Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ul. Łopuszańskiej 22, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Warszawie pod numerem KRS 0000089969, NIP: 657*****33, Regon: 290508529 – jako przeprowadzający rekrutację;

Z Inspektorem Ochrony Danych w VIVE Textile Recycling Sp. z o.o. można kontaktować się pod adresem email ochrona.danych[a]vive.com.pl

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu związanym z przeprowadzeniem aktualnej jak i przyszłych rekrutacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) b) i f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz przepisów kodeksu pracy, tj. w zakresie w jakim jest to niezbędne dla potrzeb aktualnej rekrutacji.
• Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom Grupy VIVE, na podstawie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych bądź z uwagi na uzasadniony interes w przekazaniu danych w ramach grupy przedsiębiorstw do wewnętrznych celów administracyjnych.
• Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez cały okres trwania rekrutacji i zostaną usunięte w ciągu 30 dni od jej zakończenia.
• Ma Pani/Pan prawo do żądania od administratora danych osobowych dostępu do danych dotyczących Pani/Pana, do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody, cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przed jej cofnięciem.
• Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku stwierdzenia, że Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych.
• Podanie przez Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego. W przypadku niepodania przez Panią/Pana danych lub zażądania usunięcia danych osobowych przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego stanie się niemożliwe.
• Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.