STANOWISKO DS. KANCELARYJNYCH, OBIEGU KORESPONDENCJI I INFORMACJI OGÓLNEJ W WYDZIALE KONTAKTÓW Z MIESZKAŃCAMI W DEPARTAMENCIE OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW W URZĘDZIE MIASTA CHEŁM

1. przyjmowanie i kwalifikowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej do Urzędu za pośrednictwem poczty, kurierów,
2. rejestrowanie i wydawanie przesyłek zwróconych,
3. realizacja zamówień publicznych zawartych w planie zamówień publicznych,
4. terminowe rozliczanie faktur w zakresie zajmowanego stanowiska,
5. udzielanie informacji telefonicznej, przyjmowanie interwencji, łączenie rozmów telefonicznych,
6. prowadzenie dziennika korespondencyjnego w systemie informatycznym EZD PUW,
7. prowadzenie ewidencji ofert przetargowych oraz ofert konkursowych wpływających do Urzędu.

Wymagania: [Umiejętność 1] : znajomość przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych oraz instrukcji kancelaryjnej.

PEŁNA TREŚĆ OGŁOSZENIA WRAZ Z NIEZBĘDNYMI ZAŁĄCZNIKAMI ZAMIESZCZONA NA STRONIE INTERNETOWEJ: https://umchelm.bip.lubelskie.pl/index.php?id=146&p1=szczegoly&p2=14756

DOR.2110. 6 .2026

OGŁOSZENIE O NABORZE NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE W TYM NA KIEROWNICZE STANOWISKA URZĘDNICZE W URZĘDZIE MIASTA CHEŁM.

Prezydent Miasta Chełm ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w Wydziale Kontaktów z Mieszkańcami w Departamencie Obsługi Mieszkańców w Urzędzie Miasta Chełm w pełnym wymiarze czasu pracy.

1. Wymagania niezbędne:

1. wykształcenie: wyższe,
2. obywatelstwo polskie,
3. pełna zdolność do czynności prawnych,
4. korzystanie z pełni praw publicznych,
5. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
6. nieposzlakowana opinia,
7. znajomość ustawy o samorządzie gminnym oraz ustawy o samorządzie powiatowym,
8. znajomość przepisów prawa z ustaw: ochrona danych osobowych, instrukcja kancelaryjna.

Kandydat, który zamierza skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu (o ile znajduje się w gronie pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe) jest obowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. Nie dotyczy kierowniczych stanowisk urzędniczych.

2. Wymagania dodatkowe:

1. znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego,
2. dobra znajomość obsługi komputera w zakresie pakietu biurowego oraz nowoczesnych środków łączności,
3. umiejętność obsługi systemów EZD PUW,
4. pożądane kompetencje: identyfikacja z urzędem, kreatywność, sumienność, samodzielność, komunikatywność, umiejętność organizacji pracy własnej, obowiązkowość, zaangażowanie, odporność na stres, wysoka kultura osobista.

3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku (najważniejsze zadania nakreślone w karcie opisu stanowiska):

1. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu za pośrednictwem poczty, kurierów.
2. Kwalifikowanie przyjmowanej korespondencji.
3. Rejestracja przesyłek wychodzących w rejestrze przesyłek wychodzących.
4. Rejestracja i wydawanie przesyłek zwróconych.
5. Wysyłanie korespondencji i przesyłek Urzędu.
6. Nadzór nad prawidłowością przygotowania przez wydziały korespondencji do wysłania.
7. Przekazywanie zgodnie z właściwością przesyłek mylnie skierowanych.
8. Nieodpłatne udostępnianie w postaci papierowej (wydanych do 31 grudnia 2011r.) i elektronicznej do powszechnego wglądu w godzinach pracy Urzędu Dzienników Ustaw, Monitora Polskiego oraz Dziennika Urzędowego Województwa Lubelskiego i zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych w tym orzeczeń.
9. Prowadzenie spraw związanych z tablicami urzędowymi oraz informacją wizualną w Urzędzie, w tym zapewnienie terminowej wymiany ogłoszeń wywieszanych na tablicach.
10. Przekazywanie do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji, zawiadomień od innych organów i podmiotów, prowadzenie ewidencji ogłoszeń oraz potwierdzanie terminów ogłaszania dla zainteresowanych stron.
11. Realizacja zamówień publicznych zawartych w planie zamówień publicznych w zakresie zajmowanego stanowiska.
12. Terminowe rozliczanie faktur w zakresie zajmowanego stanowiska.
13. Prowadzenie ewidencji ofert przetargowych oraz ofert konkursowych wpływających do Urzędu.
14. Udzielanie kompleksowej informacji o kompetencjach i zadaniach realizowanych przez Urząd oraz jednostki organizacyjne Miasta.
15. Udzielanie informacji ogólnej o trybie załatwiania spraw w Urzędzie.
16. Udzielanie interesantom informacji dot. złożonych przez nich dokumentów, wniosków.
17. Udostępnianie i wydawanie interesantom kart informacyjnych dla usług administracyjnych świadczonych przez Urząd Miasta Chełm i druków, formularzy do tych kart.
18. Udzielenie pomocy interesantom w wypełnianiu formularzy.
19. Udzielanie informacji telefonicznej, przyjmowanie interwencji, łączenie rozmów telefonicznych.
20. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu za pomocą poczty, elektronicznej skrzynki podawczej e-Doręczeń, ePUAP, KSeF oraz dostarczanej bezpośrednio przez interesantów.
21. Rejestrowanie korespondencji wpływającej wraz z jej dekretacją na poszczególne departamenty.
22. Prowadzenie dziennika korespondencyjnego w systemie informatycznym EZD PUW.
23. Kwalifikowanie przyjmowanej korespondencji oraz wydawanie właściwym adresatom.
24. Przestrzeganie w czasie rozmów telefonicznych zasad ochrony informacji niejawnych.
25. Udzielanie informacji interesantom w sposób kulturalny i wyczerpujący.
26. Organizacja sprawnego funkcjonowania środków łączności (telefonu).
27. Samokontrola na stanowisku pracy.
28. Przestrzeganie przepisów regulujących wewnętrzne sprawy Urzędu, w szczególności Statutu Miasta Chełm, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, procedury opracowywania budżetu, zarządzenia w sprawie obiegu dokumentów księgowych, Regulaminu Pracy, Kodeksu Etyki pracowników samorządowych UM Chełm.
29. Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.

4. Warunki pracy na stanowisku:

1. lokalizacja miejsca pracy: Urząd Miasta Chełm, ul. Lubelska 65, 22-100 Chełm,
2. bezpieczne warunki pracy na stanowisku,
3. praca w systemie jednozmianowym,
4. stanowisko pracy związane jest z ponad czterogodzinnym czasem pracy przy komputerze,
5. praca w pomieszczeniu przy oświetleniu sztucznym i naturalnym,
6. stanowisko pracy związane jest z:

• obsługą urządzeń biurowych,
• obsługą interesanta,
• rozmowami telefonicznymi,
• przemieszczaniem się pomiędzy budynkami Urzędu Miasta Chełm,
• sporadycznymi wyjazdami służbowymi,
• pracą w zespole,

7. Praca w godzinach pracy Urzędu Miasta Chełm, określonych w Regulaminie Pracy.

5. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: W styczniu (miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia) wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta Chełm, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6% / jest niższy niż 6 %.*

6. Wymagane dokumenty:

1. list motywacyjny opatrzony własnoręcznym podpisem z podaniem danych osobowych wraz z numerem telefonu kontaktowego lub e-mailem;
2. życiorys zawodowy (CV) opatrzony własnoręcznym podpisem;
3. kserokopia dokumentu potwierdzającego wymagane wykształcenie tj. dyplom, świadectwo ukończenia szkoły średniej;
4. kserokopie świadectw pracy potwierdzających wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy;
5. kserokopie innych dokumentów potwierdzających umiejętności i doświadczenie zawodowe (uprawnienia, kursy, szkolenia, itp.);
6. kserokopie dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych;
7. oświadczenie kandydata o posiadaniu obywatelstwa polskiego, (z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych), zgodnie z wzorem nr 1;
8. oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności prawnych, zgodnie z wzorem nr 2;
9. oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych zgodnie z wzorem nr 3;
10. oświadczenie kandydata o braku prawomocnego wyroku sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, zgodnie z wzorem nr 4;
11. oświadczenie kandydata o nieposzlakowanej opinii, zgodnie z wzorem nr 5; 12) Wymagane dokumenty winny być własnoręcznie podpisane.
12. Kserokopie dokumentów winny być opatrzone na każdej stronie klauzulą o następującej treści: Oświadczam, że niniejszy dokument jest zgodny z oryginałem wraz z datą i podpisem.
13. Niekompletne oferty, niespełniające wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu, w tym zawierające niewłaściwą treść oświadczeń, nie będą rozpatrywane.

7. Informacje dodatkowe:

1. W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym umowę o pracę zawiera się na czas określony (6 miesięcy).
2. W czasie trwania umowy organizuje się służbę przygotowawczą kończącą się egzaminem, którego pozytywny wynik i złożenie ślubowania jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika.
3. Przewiduje się zawarcie kolejnej umowy na czas określony lub na czas nieokreślony bez przeprowadzania kolejnego naboru.
4. Przewiduje się wynagrodzenie zasadnicze w przedziale: od 5.000 zł do 5.500 zł brutto.
5. Wszystkie dokumenty wchodzące w skład aplikacji powinny być w języku polskim lub zawierać tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
6. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie zobowiązana do przedstawienia oryginału aktualnego zapytania o udzielenie informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego oraz przedłożenia do wglądu pracodawcy oryginału dokumentów.
7. Wymagane dokumenty aplikacyjne, należy składać w terminie do dnia 2 marca 2026 roku:
   a) w zaklejonej kopercie wraz z podaniem imienia i nazwiska oraz adresu do korespondencji w Urzędzie Miasta Chełm, ul. Lubelska 65, w Sekretariacie Prezydenta lub pocztą na adres Urzędu z dopiskiem:

Dotyczy naboru na stanowisko: ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w Wydziale Kontaktów z Mieszkańcami w Departamencie Obsługi Mieszkańców w Urzędzie Miasta Chełm. b) poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP lub skrzynkę do e-Doręczeń, z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. 7) Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną do Urzędu po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko, zostaną złożone w innej formie niż zamknięta koperta lub złożone w inny sposób, niż określony w pkt. 7), nie będą rozpatrywane. 8) Kandydaci spełniający wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze zostaną powiadomieni mailowo lub telefonicznie o terminie i miejscu rekrutacji. 9) Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.chelm.eu) oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Chełm przez okres co najmniej 3 miesięcy.

Warunki pracy: Wymiar etatu: 1.00 Zmianowość: jedna zmiana System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną

O pracodawcy: Kierowanie podstawowymi rodzajami działalności publicznej