Teamassistenz Immobilienbewirtschaftung (m/w/d) (20 - 25 Stunden/Woche)

Einleitung

Der Bauverein Gelsenkirchen eG ist eine Wohnungsgenossenschaft mit einer fast 125-jährigen Tradition. Sie bewirtschaftet einen eigenen Bestand von ca. 1.100 Wohnungen. 1.230 Mitglieder werden von 8 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreut. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit, die als Teamassistenz Immobilienbewirtschaftung eine zentrale Rolle in unserer Genossenschaft übernimmt.

Aufgaben

• Sie sind zentrale Ansprechperson im Front Office und sichern die telefonische Erreichbarkeit. Dabei bearbeiten Sie eigenständig Standardanliegen und koordinieren komplexere Vorgänge strukturiert weiter.
• Sie unterstützen Vorstand und Kundenbetreuer aktiv im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass administrative und organisatorische Aufgaben zuverlässig erledigt werden.
• Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Erstellung und Zusammenstellung von Unterlagen, Wiedervorlagen).
• Sie bereiten Korrespondenz eigenständig vor und übernehmen standardisierte Vorgänge wie Bescheinigungen, Vertragsänderungen oder Terminbestätigungen.
• Sie pflegen Mieter- und Objektdaten im ERP-System und unterstützen bei der Auswertung und Aufbereitung von Informationen.
• Sie koordinieren Fristen, Wiedervorlagen und unterstützen bei der strukturierten Nachverfolgung offener Themen.
• Sie wirken bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und organisatorischer Prozesse mit und bringen eigene Verbesserungsvorschläge ein.

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zur Immobilienwirtschaft.
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Position, vorzugsweise in der Wohnungs- oder Immobilienbranche.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel); Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. Wodis) ist von Vorteil.
• Organisationsstärke, strukturiertes Arbeiten und ein ausgeprägtes Fristen- und Terminbewusstsein.
• Selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten eigenständig zu setzen.
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Daten.
• Freude an der Arbeit in einem kleinen Team mit kurzen Entscheidungswegen.
• Freundliches, verbindliches Auftreten gegenüber Mitgliedern, Dienstleistern und Geschäftspartnern.

Wir bieten

• Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz in einem wertschätzenden Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen. Bei uns zählen Teamgeist, Verlässlichkeit und der persönliche Kontakt zu unseren Mitgliedern. Wir vergüten nach dem immobilienwirtschaftlichen Tarif.

Weitere Informationen

- In dieser Position arbeiten Sie eng mit dem Vorstand und unseren Kundenbetreuern zusammen. Sie sind organisatorischer Ankerpunkt im Tagesgeschäft, schaffen Struktur, behalten Fristen und Abläufe im Blick und sorgen dafür, dass operative Themen effizient vorbereitet und nachverfolgt werden.

- Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Aufgabe mit kurzen Entscheidungswegen, direkter Einbindung in strategische und operative Themen sowie der Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten. In unserem kleinen, kollegialen Team zählt Verlässlichkeit, Eigeninitiative und ein wertschätzender Umgang miteinander.

- Wenn Sie nicht nur verwalten, sondern aktiv unterstützen und mitdenken möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

- Kurz gesagt: Sie halten Vorstand und Kundenbetreuung im operativen Alltag den Rücken frei und sorgen für Struktur, Übersicht und Verlässlichkeit.

Bei Fragen steht Ihnen gerne der Vorstand Dennis Mehlan unter der Telefonnummer 0209 8 22 85 zur Verfügung. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins.

Ihre aussagekräftige Bewerbung senden Sie bis spätestens 10. März 2026 per E-Mail an Herrn Dennis Mehlan, Bauverein Gelsenkirchen eG, Augustastr. 57, 45888 Gelsenkirchen, [email protected] - Teamassistenz Immobilienbewirtschaftung (m/w/d) in Teilzeit (20 – 25 Stunden/Woche).